Das erstaunt, wenn man sich den Aufwand dafür verdeutlicht: Anfang 2018 ergab eine Umfrage, dass kleine Schweizer Firmen immerhin ca. 10 min pro Rechnung benötigen. Andere Untersuchungen gehen von Kosten von ca. 8-10 CHF (!) pro Papier-Rechnung aus. Die Einsparpotenziale sind also gross (siehe z.B.: e-Bill Rechner). Damit verbunden sind ausserdem die höhere Sicherheit über den Zeitpunkt von Zahlungseingängen und verbesserte Liquiditätsprognosen, die Erfüllung der Auflagen öffentlicher Auftraggeber und eine Verringerung des Papierverbrauchs.
Wo ist also der Haken?
Neben «hausgemachten» Ursachen bei den Rechnungstellern – sprich: zu geringe Beachtung von Effizienzreserven in den administrativen Prozessen – sind vermutlich diverse Unzulänglichkeiten der heutigen E-Rechnungen und Lastschriften das eigentliche Problem: es gibt getrennte Verfahren bei den Banken und bei PostFinance, die Registrierung von Rechnungstellern und -empfängern ist aufwändig, und die Hersteller von Business Software waren kaum in Konzeption und Umsetzung der Lösungen einbezogen.
SIX Paynet: «E-Bill» eröffnet neue Horizonte
Seit Herbst 2017 ist erkennbar, wie das deutlich verbessertes Verfahren aussehen wird. Wesentliche Elemente sind:
- ein durchgängiges digitales Onboarding von Zahlungspflichtigen, das direkt vom Rechnungsteller angestossen wird und sogar am POS via Handy erfolgen kann
- Empfänger von Rechnungen werden fristgerecht über bevorstehende Zahlungen benachrichtigt und können die-se via Handy bestätigen (s. nebenstehende Grafik)
- Rechnungsteller werden über Aktionen der Zahlungspflichtigen benachrichtigt
(Erteilung Einzugsermächtigung, Versand, Freigabe oder Rückweisung Rechnung) - Die beiden Kreisläufe von PostFinance und Banken werden zusammengelegt
Konzeptionell werden hier E-Rechnungen und Lastschriften in einem Verfahren vereinigt und den Nutzern in einfach zugänglicher Form angeboten.
Was ist zu tun, um dieser Konzeption zum Durchbruch zu verhelfen?
Zunächst wird SIX die «E-Bill» mit wichtigen Rechnungstellern, den KMU Verbänden und vor allem den Software-Herstellern vernehmlassen. Das ist aufwändig und kann nur bedingt auf etablierte Gremien zurückgreifen. Aber ohne die Berücksichtigung der Interessen dieser wichtigen Parteien geht es vermutlich wie mit der Einführung des ISO20022-Standards: geringer Bekanntheitsgrad im Markt, stockende Einführung, Nachbesserungen am Verfahren und letztlich kostspielige Verzögerungen, die eine gute Sache zu diskreditieren drohen. Das von SIX selber gesetzte Ziel einer Marktabdeckung der E-Rechnung von 80% innerhalb von 10 Jahren bliebe damit eine Utopie.
Für die Software-Hersteller ist es wichtig, dass klare Anforderungen und Schnittstellen sowie ein belastbarer Zeitplan vorgelegt werden, die die vorausschauende Planung der Ressourcen für die Umsetzung möglich macht. Mit Ausnahme der UBS haben sich die meisten Banken bisher entschieden, Netzwerkpartner der SIX zu werden. Das heisst, sie vertreiben das Modell bei ihren Kunden, das Processing erfolgt aber über die zentrale Plattform der SIX. Interessant dabei wird auch sein, wie der Serviceumfang bei SIX Paynet definiert wird. Denn die Netzwerkpartner sollten eigentlich kein Interesse haben, eigene Ressourcen für technisches On-Boarding und den Support der Abwicklung aufbauen zu müssen.
Fazit: Einheitlichkeit, Entschiedenheit und Schnelligkeit sind gefragt
Nach den bisherigen Anläufen auf ein gemeinsames Lastschriftverfahren für den Finanzplatz, ist der Weg zu einem modernen Verfahren für E-Rechnungen und Lastschriften geebnet. Die Finanzinstitute inkl. PostFinance haben einem einheitlichen Verfahren zumindest in der Theorie zugestimmt. Nun müssen die noch nötigen Abstimmungen eingeleitet und unter der Führung der SIX koordiniert und umgesetzt werden. So ist der Grundstein gelegt, dass die Verantwortlichen der Banken und Software-Hersteller das Verfahren entschieden umsetzen können. Damit wird endlich geschaffen, was seit langem ein grosses Bedürfnis ist: eine zentrale, kostengünstige Abwicklungsplattform für elektronische Rechnungen mit messbare Vorteile für die Kunden durch sinkende Kosten und vereinfachte Verfahren.
Vom Einzahlungsschein zur digitalen Rechnung – gegenwärtiger Fahrplan
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